Пресс-релиз и анонс в системе библиотечных PR-технологий

(Выдержки из консультации к семинару «PR-деятельность библиотек. Пресс-релиз и PR-акции в системе библиотечных PR-технологий».

Составитель – Гончарова А.А., зав. организационно-методическим отделом)

Пресс- релиз

Пресс-релиз – это документ информационного характера, посвященный последним событиям в деятельности организации (библиотеки), распространяемый среди телеканалов, радиостанций, газет и журналов в рамках деятельности по связям с общественностью. Другими словами, пресс-релиз представляет собой подготовленную и разосланную мини-статью, содержащую новости или информацию об организации и её деятельности, предназначенную для средств массовой информации.

Роль пресс-релиза заключается в том, чтобы предоставить СМИ некоторое позитивное PR-послание, которое должно дойти до соответствующей аудитории.

Требования к библиотечному пресс-релизу: конкретность изложения; привлекательность для читателя; точность; актуальность; честность. Пресс-релиз должен содержать что-то полезное для читателя; вызвать у него ощущение причастности к происходящему событию; показать, чем библиотека полезна лично для потребителя информации и для общества в целом.

Структура и порядок составных частей пресс-релиза

1? Контактная информация. Название библиотеки, имя контактного лица, с которым можно связаться для получения дополнительной информации, номер телефона библиотеки и контактного лица.

2? Дата публикации. Конкретная дата, когда информация может быть обнародована.

3? Заголовок. Название пресс-релиза, которое должно привлечь к нему внимание редактора.

4? Лидер-абзац. Первый абзац текста, который содержит так называемую «завязку» материала, то есть главную информацию о событии. Наиболее простой и действенный способ правильно составить этот абзац – выдержать последовательность «что, где, когда и почему происходит».

5? Основной текст. То, что средства массовой информации должны, по мнению автора пресс-релиза знать о событии.

6? Информация об обратной связи. Имя контактного лица, с которым можно связаться для получения дополнительной информации, номер телефона самой организации и контактного лица.

Требования к оформлению пресс-релиза:

Абзацы должны быть короткими, максимум по шесть строк. Нежелательно использовать перенос слов.

Не следует использовать нерасшифрованные аббревиатуры, а также профессиональные термины. Лучше заменять их на более простые формулировки.

Рекомендуется исключать необоснованное использование прописных букв и текстовых выделений типа подчеркивания или выделения цветом.

Текст пресс-релиза пишется в соответствии с так называемым правилом «перевернутой пирамиды»: самая важная информация представлена в начале, затем – по мере уменьшения её значимости.

Хорошо, если в пресс-релизе присутствуют лова каких-либо руководителей или лидеров на эту тему.

Для лучшего восприятия информации в пресс-релизе необходимо придерживаться правила: «один абзац – одна подробность».

Не рекомендуется использовать ненужные эпитеты, высокопарные фразы или устаревшие выражения. Сложные и непонятные слова отвлекают читателя от содержания.

Внимание читающего привлекает ясность и живой язык. Используйте в тексте сильные глаголы, активную форму.

Старайтесь не употреблять научную лексику.

Следите за грамматическими, стилистическими и орфографическими ошибками.

Пресс-релизы бывают нескольких разновидностей.

Пресс-релиз-анонс – информация в таком пресс-релизе сообщает о событии, которое только должно произойти. Вовремя разосланный такой пресс-релиз обеспечит присутствие представителей прессы на событии. Помимо изложения сути предстоящего события в этом пресс-релизе можно дать соответствующую предысторию этого события, которая поможет заинтересовать прессу.

Пресс-релиз-новость (ньюс-релиз) несёт в себе информацию об уже свершившемся событии. Здесь можно добавить и краткие комментарии действующих или заинтересованных лиц.

Информационный пресс-релиз информирует о текущем, ещё не завершённом событии. В этом пресс-релизе даётся только отчёт о текущих изменениях или новом повороте событий, предполагая, что суть этого события уже известна.

Анонс события

Золотое правило анонса заключено всего в трех словах: что, где, когда. Придерживаться этого правила нужно и в заголовке, и в тексте самого объявления.

Структура и порядок составных частей анонса.

1? Заголовок. Удачный заголовок – уже половина дела. Заголовок должен быть лаконичным, ёмким и понятным. Заголовок должен быть написан с учетом человеческого восприятия, без лишней информации. Важно использование «цепляющего» слова, на которое в первую очередь среагируют читатели. И именно это слово надо ставить в начало фразы. Затем идеи уточняющая информация – где и когда состоится мероприятие.

2? Подзаголовок. Это небольшой текст, представляющий собой краткий анонс события. Сюда рекомендуется включать информацию, подчеркивающую новизну, необычность, пользу для читающих анонсируемого мероприятия. Одного абзаца для подзаголовка вполне достаточно.

3? Информационная часть. Тут помещается все, что вы хотели сказать о программе мероприятия, о приглашенных гостях, о спонсорах, о подготовленных презентациях и выставках по теме мероприятия.

4? Справочная часть. В справочной части размещаются все данные, связанные непосредственно с организацией мероприятия. Это адрес, телефоны организаторов, время проведения.

5? Служебная информация. В анонсы можно размещать служебную информацию для редактора, рекомендации по публикации материала и комментарии. Эта часть не входит в публикацию, она отрезается теми, кто будет публиковать анонс на сайте библиотеки.

Отчет о проведенном мероприятии

При написании отчета необходимо помнить, что отчет о событии «вербует» посетителей на следующее мероприятие. И вы пишете отчет для того, чтобы привести еще больше пользователей библиотеки на следующий вечер или другое мероприятие.

Отчет о мероприятии пишется фактически по схеме написания анонса/пресс-релиза, только в виде более интересного рассказа о мероприятии.

В отчете о мероприятии желательно рассказать о программе мероприятия, о содержании сделанных сообщений, об интересных фактах, озвученных на мероприятии, о подготовленных выставка, презентациях, рекламно-информационных изданиях.

Необходимо приложить несколько фотографий с пояснениями.

Важно провести анализ, или сделать вывод о решенных задачах с помощью данного мероприятия (чему научили детей; что нового узнали зрители и как им могут помочь в жизни, учебе, работе приобретенные знания; что особенно понравилось участникам мероприятия).

Лучшей характеристикой мероприятия могут стать отзывы его участников. Положительные отзывы – прекрасный пиар вечера или заседания клуба.

В отчете следует обязательно указать фамилии выступающих и спонсоров, наименования коллективов – участников мероприятия.

Требования к отчету во многом повторяют требования к написанию пресс-релиза.

И самое важное – ваши статьи должны быть уникальными!

Список рекомендуемой литературы.

1. Сытина А.Р. Главное – быть на слуху!//Библиотечное дело.-2009.-№20.-С.27-28.

2. Сурво М.В. Взаимодействие со СМИ как основной инструмент PR//Справочник руководителя.-2009.-«10.-С.65-70.

3. Орлов В.В. Пресс-релиз в системе библиотечных PR-технологий//Библиотековедение.-2009.-№5.-С.122-125.

4. Осипова И.П. PR-деятельность библиотек: общие проблемы, региональный опыт, перспективы развития//Библиотечное дело.-2007.-№2.-С.157-177.

5. Козлова Т.В. PR-деятельность учреждения культуры.-2006.-№12.-С.50-57.

6. Бурсина Ю.А. Библиотечный PR: Технологии создания системы доверия во внешних партнерских отношениях//Справочник руководителя.-№5.-С.65-73.

7. Сдобникова Т.А. PR-кампания гарантирует успех.-2003.-№10.-С.59-61.